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Cómo empezar un proceso de gestión documental digital en tu empresa


Cómo empezar un proceso de gestión documental digitalmente

Uno de los retos que enfrentan las empresas hoy es la implementación de una plataforma de gestión documental digital, ya que se ha convertido en una necesidad imperiosa de cara a los desafíos de la transformación tecnológica, el teletrabajo y el alto costo del consumo de papel.

Primero: ¿Qué es y a qué hace referencia la gestión de documentos digitales?

La implementación de los últimos avances en Tecnología de la Información (TIC), tanto en las empresas de capital privado como en los entes gubernamentales, ha cambiado la lógica de los procesos administrativos y operacionales, así como la forma de trabajar en todas las organizaciones.

La gestión documental digital es un conjunto de procesos que involucra la revisión, el almacenamiento y la recuperación de los documentos y de la información sensible, en formatos digitales, que se manejan y se reciben, dentro de las empresas y organizaciones.

Hoy, si una empresa no dispone de una plataforma de gestión documental digital, corre el riesgo de perder mucha de su información sensible, olvidada en los archivadores, carpetas de correo electrónico o computadoras dentro de la organización.

Poder acceder fácilmente a toda la documentación y soporte administrativo de los diferentes procesos dentro de las empresas, es una de las funciones primordiales de los sistemas de gestión de documentos digitales.

Importancia de documentos y archivos digitales

Existen múltiples beneficios asociados a la implementación de una plataforma de gestión documental digital en su empresa, entre los que podemos mencionar los siguientes:

  • 1. Modernización: Este sistema impulsa a las empresas hacia la evolución tecnológica, automatización y optimización de todos sus procesos.
  • 2. Despapelización: La gestión documental digital disminuye exponencialmente el consumo de papel, así como el almacenamiento de documentos físicos en la organización.
  • 3. Accesibilidad: Facilita el manejo eficiente de la gestión documental, pues permite controlar, organizar y centralizar todos los documentos e información sensible y de interés para la empresa, en formatos digitales.
  • 4. Seguridad: Este sistema incrementa los niveles de seguridad informática, transparencia y confiabilidad de la información dentro de las empresas.
  • 5. Dinamiza: La gestión de trámites por internet.
  • 6. Accesibilidad: Permite mantener un almacenamiento de archivos que es, a la vez, fácil y eficiente, con capacidad de realizar consultas rápidas y recuperaciones inmediatas de la información al momento en que se requiere.
  • 7. Ahorro: Este sistema de gestión documental digital reduce costos, de papel, logística, optimiza los tiempos y todos los procesos administrativos. Consigue una mayor productividad en las empresas.
  • 8. Sustentabilidad Ambiental: La digitalización de procesos disminuye la emisión de GEI’s, la tala de árboles, la huella de carbono. Agrega así valor y posicionamiento a la empresa en clave de responsabilidad social y ambiental.
  • 9. Mejorar la rentabilidad: Una de las mayores ventajas de la sustentabilidad ambiental, es la reducción de las necesidades materiales y energéticas en las operaciones, lo que incrementa la rentabilidad de las mismas.

Qué debe tener, sí o sí, un software de documentación digital

Los requisitos clave que debe tener un eficiente software de gestión documental digital, incluyen algunas funciones básicas, así como también funciones avanzadas que tienen que ver con la seguridad, la integración de sistemas y la automatización de los procesos.

Todo buen software de gestión documental digital debe tener:

  • 1. Potentes capacidades de búsqueda: Deben tener la capacidad de encontrar y procesar documentos y datos de forma rápida.
  • 2. Sistemas de Check-In / Check-Out: Que les permite a los empleados de la organización abrir un documento y bloquear este archivo para que otro empleado no pueda realizar cambios de manera simultánea.
  • 3. Control de versiones: Al permitir guardar diferentes versiones de un mismo documento, les permite a los usuarios revisar versiones anteriores, en caso de ser necesario.
  • 4. Registros de Auditoría: Un historial completo y detallado de todas las actividades realizadas en un archivo a través del software de gestión documental digital, incluyendo actividades como crear, cambiar, copiar, mover, modificar o eliminar documentos.
  • 5. Asignar fechas de caducidad de documentos: El sistema le envía a los usuarios una notificación una vez que el documento ha llegado a su fecha de caducidad, para que este lo borre definitivamente o reprograme su fecha de expiración.
  • 6. Hacer anotaciones: Los empleados pueden hacer anotaciones sobre documentos (al estilo de un post-it), sin alterar su integridad original.
  • 7. Diferentes niveles de seguridad y acceso a la información: El software debe manejar múltiples niveles de permisos, como a nivel de departamentos, a nivel de sistema, a nivel de grupo y a nivel de usuario.
  • 8. Información de Auditoría disponible: Con ID de usuario, fecha y hora de las diferentes transacciones y qué tipo de actividad realizó.
  • 9. Personalizable: Es fundamental que el sistema que elijas sea personalizable según tu empresa y cuente con la atención al cliente necesaria para que se ajuste a tus necesidades específicas.

Beneficios de gestionar documentos digitales en tu empresa

Uno de los principales beneficios de la implementación de un sistema de gestión documental digital en tu empresa, es que les permite a todos los empleados concentrarse en su trabajo y en sus funciones primordiales dentro de la misma.

Un sistema de gestión documental digital eficiente le suprime a los empleados las tareas más tediosas, y que consumen más tiempo, que están relacionadas con la gestión y manipulación de documentos en papel.

Una vez libres de estas obligaciones, los trabajadores pueden mejorar la productividad y la eficiencia de los procesos de trabajo, y concentrarse en desarrollar nuevas y mejoradas formas de trabajo, incentivando su creatividad.

La firma digital como clave en la gestión de documentación

Las empresas hoy pueden conseguir grandes beneficios con la incorporación de la firma digital a la gestión documental digital, ya que les permite sortear inconvenientes operativos y de seguridad que genera la gestión de documentos firmados en papel.

Incorporar la firma digital reduce los tiempos que implica la recolección de firmas en papel, y facilitan el archivo eficiente de los expedientes de documentos que involucran un mismo proceso.

También elevan los protocolos de seguridad de la información, teniendo en cuenta que la mayoría de las empresas han incorporado la modalidad de trabajo remoto, que se inició con la pandemia, pero que tiende a ser parte de la nueva normalidad.

Para concluir

Si tu empresa no cuenta con un buen sistema de gestión documental digital, mucha de la información importante para la organización suele terminar olvidada en archivadores, carpetas de correo electrónico o discos duros locales, lo cual establece limitaciones a la accesibilidad a estos documentos.

Con la grave crisis pandémica que hemos atravesado en los últimos tiempos, cada vez más empresas están incorporando softwares de gestión documental digital que optimizan sus procesos, hacen el trabajo más eficiente, disminuyen costos e incrementan la productividad y la sustentabilidad de todo tipo de organizaciones.