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Cómo activar un sistema de recibo de sueldo digital


Activar Sistema de Recibo de Sueldo Digital

A través de la siguiente guía práctica queremos mostrarte cómo puedes activar un sistema de recibo de sueldo digital para tu organización y comenzar a realizar gestiones de carácter administrativo de manera fácil y rápida.

Siguiendo los pasos que detallamos a continuación, podrás contar con el sistema en un abrir y cerrar de ojos. Presta atención a nuestras recomendaciones que te serán de utilidad. ¡Quédate hasta el final!

#1 Emisión de certificados digitales

En primer lugar es necesario realizar una inducción al personal sobre el recibo de sueldo digital y cómo se debe generar el certificado del cliente. Es importante que los colaboradores de la organización estén en conocimiento sobre qué es el recibo de sueldo digital y cuáles son los beneficios que trae aparejado.

Para algunos de los trabajadores el cambio en la forma en que reciben el recibo de sueldo puede ser algo brusco y tal vez necesitan tiempo para adaptarse. Es importante que el departamento de RRHH acompañe el proceso de cambio y brinde respuestas ante posibles cuestionamientos de los empleados sobre el nuevo formato de recibo de sueldo.

Posteriormente se debe realizar la carga de los usuarios que se deseen registrar al sistema. En el mismo proceso además se cargan las solicitudes de los certificados digitales. Es importante que cada colaborador cuente con una dirección de correo electrónico.

A continuación los colaboradores reciben un correo electrónico de ENCODE S.A. solicitando que se presenten a ser identificados ante un Oficial de Registro (O.R.).

El Oficial de Registro verifica la documentación y la identidad de la persona para posteriormente aprobar la solicitud.

Luego, el colaborador recibe un correo electrónico con una URL específica para descargar e instalar el certificado digital.

Completada la instalación, está listo para ser firmado digitalmente: el objetivo del traspaso del recibo de sueldo convencional en papel al digital es principalmente disminuir los tiempos en la gestión de la emisión del formato papel, lo que evita que el trabajador destine tiempo a buscar su recibo en el departamento de RRHH para firmar el documento.

Con el recibo de sueldo en formato digital, los empleados podrán acceder a él desde sus ordenadores o teléfonos móviles en cualquier lugar donde se encuentren, y solo se requiere conexión a internet.

Permitiéndoles firmar su recibo de sueldo de manera sencilla y rápida, resguardando toda su información en un mismo lugar para poder consultarla en cualquier momento.

#2 Adecuación del sistema de Recursos Humanos para la integración con nuestro aplicativo

Para integrar el sistema de recursos humanos y adecuarlo con nuestro aplicativo de recibo de sueldo digital es necesario:

  • Confeccionar un archivo .CSV (con la nómina de colaboradores) según la documentación adjunta, luego realizar el alta masiva de los empleados y luego las actualizaciones.
  • Posteriormente es necesario confeccionar un recibo de sueldo en formato PDF.

#Requisitos para utilizar el servicio de recibo digital son los siguientes: Los requisitos técnicos con los que se deberán contar para utilizar el servicio de recibo de sueldo digital son:

  • Microsoft Windows XP SP3 o superior.
  • Microsoft Internet Explorer 7 o Mozilla Firefox.
  • Instalar Java 1.7.25 o superior. Esto quiere decir descargar e instalar la aplicación Java™ Runtime Environment Update 231 x32.

Recuerda siempre tener actualizados tus sistemas operativos, complementos y actualizaciones para que las integraciones con el servicio de recibo digital sean ágiles y funcionen correctamente.

Conclusión

En resumen, deberán cumplirse con algunos sencillos procesos y requisitos mínimos para activar nuestro sistema de recibo de sueldo digital.

En primer lugar se deberá emitir el certificado digital y para eso es necesaria la documentación validada de cada colaborador de la organización para ser cargada en el sistema y posteriormente los empleados puedan descargar el certificado digital generado.

En segundo lugar, la organización deberá confeccionar un archivo para gestionar el alta masiva de todos los colaboradores de la organización al sistema de generación de certificado digital. A la par, es necesario confeccionar el recibo de sueldo en formato PDF que será generado en formato digital.

Para que el proceso pueda llevarse a cabo de manera exitosa, se deberá contar con requisitos mínimos de sistemas de software que se detallaron previamente.

Te invitamos a ponerte en contacto con nuestro equipo comercial el cual te asesorará y ayudará en el proceso de obtención de nuestro sistema de recibo de sueldo digital. ¡Escríbenos a través de este formulario para ayudarte!